How Translation Is Changing the World.

Nataly Kelly

Chief Research Officer, Common Sense Advisory
Posted: November 23, 2010 04:18 PM

In today's interconnected world, is language really still a barrier? The answer is yes, but not for long.


The world's population is projected to reach seven billion by the end of 2011. Nearly two billion of these individuals have internet access. The majority of online users (80 percent) speak just ten languages, but there are 6,912 known living human languages. Only 2,261 have a writing system. So, video and audio communication are essential to enable people from all parts of the world to communicate in real time.

The printing press, radio, and television were each important milestones in expanding the scope of global communication. But the internet gives people access to information in all three of the forms they prefer (audio, video, and text), making it the only communication platform capable of reaching people in all of the languages they speak. Before the internet, conquering Babel was simply a dream -- now, it's an attainable goal.

The internet also may help slow down language loss. Speakers of less common languages are often marginalized from the larger societies their communities inhabit. As a result, they assimilate and learn the language of a dominant class or social group. Parents often encourage their children to embrace society's most dominant language, viewing it as a key that will unlock important economic and social benefits that would otherwise be unattainable. As a result, younger generations abandon their mother tongues, often viewing them as inferior.

But programs like the National Geographic's Enduring Voices Project -- conducted in collaboration with the Living Tongues Institute for Endangered Languages -- seek to preserve endangered languages by recording them and sharing them with the world through their own YouTube channel. Thanks to this project, people across the globe can hear two young men rap in Hruso (also called Aka or Angka). Hruso is a Tibeto-Burman language spoken by 4,000 people in Arunachal Pradesh, India. A video that shows a gentleman counting in Foi (also called Foe or Mubi), makes it clear why video content is essential. Viewers hear him pronounce the numbers in his language, which is spoken by 2,800 people in Papua New Guinea, but they can also see how he uses his body to count. Just imagine how a miserably a textbook would fail to convey the same information.

Companies like Microsoft and Google have also been working to increase the number of languages in which their customers can receive and share information. As Carla Hurd, who oversees Microsoft's Local Language Program, points out, "There are languages we've encountered where the terms we need to translate simply don't exist, so we end up working with the local communities on terminology development. This ensures that they tell us how they'd like to see the terms translated -- not vice versa." Hurd's program enables speakers of 59 different languages -- including Assamese (India), Basque (Spain), Igbo (Nigeria), and Inuktitut (Canada) -- to use Microsoft's products.

No single organization in the world is doing as much to demolish the Tower of Babel as Google. The company's flagship product, Google Search, is available today in 136 languages. Google Translate, the company's automatic translation tool, enables users to instantly translate content between 57 different languages. While there's a long way to go to reach all 6,912 languages, the company has made no secret of its goal to remove the language barrier. It operates a vast online translation community, using volunteer translators who want to see more information available in their native tongues.

The scope of Google's language-related work is expansive, but it also engages in more focused, timely projects. For example, the company recently engaged more than 1,800 multilingual professionals to convert more than half a million words of online health-related text into Arabic, Hindi, and Swahili through a pilot project called Google Health Speaks. Jennifer Haroon, who oversees the project, explains, "To demonstrate our commitment to increasing health information online in local languages, we paid professional translators to translate and review a portion of the articles."

Why is translation so important? Information is power, but the amount of information that is currently inaccessible to the world population is mind-boggling. Much like scientists who discover more each day about the mysteries of the human brain, translation enables us to tap into more of our collective repository of human knowledge.

Our thirst for information will never be fully quenched unless we can access all of the information that we might want to obtain -- no matter which language(s) we happen to speak, no matter who created the content, and no matter the form in which it's available. Until the world's content is accessible to all, the internet is not truly global.

The worldwide web must also be wordwise. Slowly but surely, we're getting there.

Afuera, fuera y compañía...

Tenemos en español pares de adverbios de lugar con a- y sin a- que a veces plantean dudas en el uso. Me refiero a parejas como fuera/afuera, dentro/adentro, delante/adelante, detrás/atrás, etc. Lo primero que tenemos que saber es que cada miembro del par admite lo mismo usos de situación (1, 2) que usos de desplazamiento (3, 4):

(1) No me diga que estoy fuera de la realidad, miss Ramos [...] [Ana María Fuster Lavín: Réquiem]

(2) Me quedé afuera aguardando a Momo [Fernán Caballero: La gaviota]

(3) Mañana me voy fuera de Lima, a descansar por unos ocho días [Carmen María Pinilla (ed.): Arguedas en el Valle del Mantaro]

(4) Espérame aquí, niña. Voy afuera a hacerme muy rico [Isabel Allende: Cuentos de Eva Luna]

Por tanto, hay que desechar la idea, bastante arraigada, de que las formas sin a- solo se utilizan cuando tienen significados estáticos y que las contrapartes con la preposición incorporada denotan exclusivamente movimiento.

La verdadera diferencia está en su capacidad para admitir un complemento o no. Las formas sin a- aceptan siempre un complemento introducido por la preposición de, como se ve en los ejemplos (1) y (3). Este no tiene por qué estar presente obligatoriamente. Puede expresarse (5) o quedar sobreentendido (6); pero, en cualquier caso, virtualmente está ahí:

(5) Me voy fuera de Lima por unos días

(6) Me voy fuera por unos días

Es frecuente, por otra parte, el uso de las formas con a- con dicho complemento, pero se considera vulgar: Me quedé afuera de la competición. Debemos evitar, por tanto, afuera de, adentro de, adelante de y atrás de.

No se utiliza la preposición a ante estos adverbios. Para eso ya están las variantes correspondientes con -a:

(7) Sigamos a delante > Sigamos adelante

Pero, sobre todo, no puede aparecer esta preposición ante las formas que ya la llevan incorporada:

(8) Vamos a adentro > Vamos adentro

Ni que decir tiene que son incorrectas expresiones redundantes como salir (a)fuera y entrar (a)dentro, pues la idea de salir ya implica que tiene que ser hacia fuera (no se puede salir hacia dentro), y en la idea de entrar va implícita la de que lo hacemos hacia dentro (por imposibilidad física y lógica de entrar hacia fuera). En estos casos debemos decir simplemente salir o entrar.

Por último, hay que mencionar la forma erosionada alante, que va desplazando en el habla coloquial (y no tan coloquial) a los adverbios adelante y delante. Como ves, está tachada, así que no creo que haga falta decir más.

Se podría continuar con el tema, pero esto es lo mínimo que es necesario saber para emplear estos pares correctamente. Y no es poco.

[Blog de Lengua Española de Alberto Bustos, 'Fuera', 'afuera' y compañía; puedes copiar este artículo para fines no comerciales, pero tienes que dejar estos enlaces]

Publicado por Alberto Bustos

Categorías: adverbio, léxico, morfología, norma

¿Que es primero: lo oral o lo escrito?

Un alumno neozelandés, que estaba empezando a aprender español, un día me saludó con un alegre ¡Jola!, ¿kué tal? Al principio esto me dejó desconcertado. Después caí en la cuenta de que quería decir: Hola, ¿qué tal? Cuando le corregí, me hizo un comentario que es el que, años después, da pie a esta entrada: Pero se escribe así…

Está claro que los seres humanos sabían hablar desde mucho antes de que se empezaran a desarrollar, siquiera de forma rudimentaria, los primeros sistemas de escritura. En la historia de la humanidad primero fue lo oral y después vino lo escrito. Ese proceso por el que pasó la especie en su conjunto se ha ido repitiendo a escala más reducida para cada una de las comunidades lingüísticas del mundo, que han ido aprendiendo las unas de las otras a fijar su habla por escrito. Todas ellas sabían hablar previamente y sabían muy bien lo que decían. Es más, a día de hoy muchas lenguas del mundo siguen sin escribirse, lo que no les impide cubrir a la perfección las necesidades expresivas y comunicativas de las gentes que se sirven de ellas. No hay, en cambio, ninguna lengua que se escriba pero no se hable (y nunca se haya hablado). Por tanto, aquí también viene primero lo oral y solo después llega lo escrito (si es que llega). Este es, por otra parte, el mismo recorrido que realiza cada persona en su vida. Todos hemos aprendido primero a hablar y solo después algunos hemos aprendido a escribir. La población mundial era mayoritariamente analfabeta hasta hace unas cuantas décadas y todavía hoy la UNESCO calcula que 800 millones de personas no saben leer ni escribir. Y una vez más, salvo discapacidad, no hay nadie que sepa escribir y no sepa hablar.

Por otra parte, si nos fijamos en lo que hace el común de los mortales, veremos que pasamos mucho más tiempo hablando que escribiendo, incluso en esta época nuestra en que tecleamos como locos en ordenadores y teléfonos móviles.

Todo esto nos debería hacer sospechar que para el ser humano la lengua oral es más importante y más básica que la escrita. Y, sin embargo, ¿por qué le damos tanto valor a unos cuantos trazos grabados en un papel, una piedra o una pantalla?

La escritura es un invento poderoso. Los primeros pueblos que la conocieron adquirieron una ventaja sobre los demás que difícilmente nos podemos imaginar y que probablemente igualaba o superaba en términos proporcionales a nuestras actuales brechas tecnológicas o digitales. La escritura multiplicó las dimensiones y la complejidad de los Estados al permitir fijar las leyes de manera inalterable y enviar instrucciones precisas a los rincones más apartados de un imperio. Permitía también dejar constancia indiscutible de la propiedad. Gracias a ella el comercio pudo alcanzar unas proporciones que nadie hubiera podido soñar. Los escritos ayudaron a viajar en el tiempo y en el espacio a esos virus llamados ideas, que ahora podían transmitirse de unas personas a otras sin necesidad de que hubiera contacto directo. Y no debemos olvidar que la escritura brindaba a la divinidad nuevas formas de manifestarse. No en vano las tres religiones más exitosas del mundo —el Judaísmo, el Cristianismo y el Islam— reposan sobre la autoridad de las Sagradas Escrituras. La habilidad de leer era rara y preciada porque quien la poseía se convertía en vínculo con el poder, la riqueza, la sabiduría y lo sobrenatural. Quien además sabía escribir podía aspirar a convertirse en fuente de todo esto.

No es de extrañar, por tanto, que la palabra escrita adquiriera un prestigio incomparable que llevó a invertir los términos de la relación entre lo oral y lo escrito. Si en el inicio la escritura intentaba registrar lo hablado lo mejor que podía, llegó un momento en que fue la lengua oral la que empezó a sentirse acomplejada al lado de la perfección de la lengua escrita y a sentirse en la necesidad de imitarla. La que había sido la maestra acabó reducida así a la condición de alumna rezagada. La veneración por lo escrito no se ha perdido a pesar de los saludables progresos de la alfabetización. Antes al contrario, en nuestro paso por las aulas nos han explicado que adquirir una cultura equivale, por encima de todo, a aprender a leer y escribir textos cada vez más complejos.

La lingüística ha puesto también su granito de arena. Todo haría esperar que esta se volcara en lo oral. Pero no podemos olvidar que los estudios gramaticales (re)surgen en la Edad Media europea para dar respuesta a una necesidad muy concreta; la cultura estaba escrita en una lengua que ya no entendíamos: el latín. La gramática era un auxiliar que nos enseñaba a descifrar textos oscuros. Todavía hoy nuestras gramáticas están concebidas más para ayudar a entender que para ayudar a producir, y sirven bastante bien para dar cuenta de la lengua escrita estándar, pero naufragan en cuanto intentamos aplicarlas a la conversación cotidiana. Cuando vemos que las reglas gramaticales no encajan con nuestra forma de hablar, no llegamos a la conclusión de que la gramática está mal hecha (o de que no está hecha para eso), sino que decidimos que hablamos mal y asunto solucionado.

Por eso tienen también más prestigio las variedades de una lengua cuya pronunciación está más cercana a la ortografía. De ahí, por ejemplo, que se suela emplear como arma arrojadiza contra seseantes y ceceantes el que su pronunciación no respete la escritura.

Y así volvemos a donde empezamos. Quienes dicen eso sólo tendrían razón si la tuviera aquel alumno que saludaba a sus profesores con un Jola, ¿kué tal? Pero aquel simpático principiante probablemente se desenvuelve hoy con soltura en español y ya ha entendido que una cosa es cómo se habla y otra cómo se escribe y que históricamente el habla no es imitación de la escritura sino más bien al revés.

[Blog de Lengua Española de Alberto Bustos, ¿Qué es primero: lo oral o lo escrito?]

Etimología de "chao"

Etimología de ‘chao’

Chao es una fórmula de despedida con una curiosa historia. Para rastrear sus orígenes vamos a tener que hacer todo un viaje etimológico.

Nosotros la hemos adoptado del italiano, desde donde se difundió a las lenguas del mundo hasta pasar a formar parte del vocabulario internacional. El italiano estándar, a su vez, la tomó de la expresión veneciana sciào vostro, que en italiano estándar se diría schiavo vostro y significa literalmente ’soy vuestro esclavo’. Esta era una fórmula de cortesía que explotaba el mecanismo de presentarse en una posición inferior —de sumisión— ante nuestro interlocutor. Puede que nos resulte chocante que alguien se quiera referir a sí mismo como esclavo, pero esto no nos debería llamar tanto la atención si tenemos en cuenta que nosotros hemos inventado fórmulas similares como servidor, que hoy en la lengua general ha quedado relegado más bien a usos jocosos como, por ejemplo, Pues con servidor que no cuenten, o sea, ‘Que no cuenten conmigo’.

Con el uso, como todo, la expresión cortés sciào vostro se fue desgastando. Su forma quedó reducida a sciào y de su significado desapareció toda idea de sumisión o esclavitud. Ya era simplemente algo que se decía al despedirse. Esta forma desgastada es la que dio lugar al italiano estándar ciao, que vale lo mismo como saludo que como despedida.

Pero solo hemos hecho una parte del viaje. Del veneciano nos tenemos que ir al latín medieval, que tenía una palabra sclavus que había tomado prestada del griego bizantino sklávos. Esta era la adaptación del nombre que se daban a sí mismos ciertos pueblos de europa, los slovēninŭ o eslavos. Así, sclavus significaba al principio simplemente ‘eslavo’. Aún hoy salta a la vista la semejanza entre las dos palabras, que no son sino variantes que se han especializado semánticamente. Lo que ocurrió fue que durante la Edad Media los eslavos eran capturados a menudo por el Imperio Bizantino, que los sometía a servidumbre, con lo que su nombre se convirtió en sinónimo de siervo y acabó desplazando a la vieja denominación latina servus.

Así, cuando hoy nos despedimos de alguien con un simple ¡chao!, lo que hay detrás es la ocurrencia de un veneciano que un buen día decidió congraciarse con alguien diciendo que era su esclavo (algo le querría sacar) y, más allá de eso, la desdicha que tuvieron muchos eslavos en los Balcanes, allá por la época medieval, de acabar convertidos en siervos de un griego. ¡Quién lo hubiera dicho!

Hasta la próxima semana o, mejor dicho, ¡chao!

[Blog de Lengua Española de Alberto Bustos, Etimología de 'chao']

Matar o morir....

Matar o morir
de Dificultades gramaticales de Carlos Arrizabalaga

No es lo mismo matar que morir y este caso suele ser ejemplo de la diferencia que establecen los verbos transitivos (donde el significado del verbo pasa a un argumento que llamamos objeto directo o complemento directo) y los verbos intransitivos en los que no se da esta traslación semántica formalizada en la distinta construcción sintáctica.

El periodista debió decir: "hasta matar a su esposa" pero se confunde tal vez por que la nominalización del verbo anula la diferencia gramatical ("hasta la muerte de su esposa"). También sirve como frase hiperbólica para exagerar un esfuerzo extremo: "trabajamos hasta morir", "caminamos hasta morir", y se aplica a la expresión amorosa, como en la letra de la canción de "Nietos del Futuro":

Porque te quiero te quiero así
te quiero hasta morir
lucharé por tu amor
no voy a dejarte ir.

La Academia propone

La Academia propone.

Ya mencionábamos a propósito de los neologismos que no son solamente los hablantes quienes introducen nuevas palabras en la lengua para atender a necesidades expresivas. La Academia también tiene por costumbre lanzar propuestas que unas veces triunfan y otras no (el famoso La Academia propone…). Pues bien, hoy vamos a fijarnos en algunos de estos La Academia propone que pasaron a mejor vida. Repaso para ello los que recogía Manuel Seco en su inestimable Diccionario de dudas y dificultades de la lengua española (10.ª ed., Madrid, Espasa-Calpe, 1998). Los años transcurridos nos permiten contemplar estas propuestas con una cierta perspectiva, lo que no es posible con los términos sobre los que mantenemos discusiones parecidas en este preciso momento. Para este artículo me baso en lo que es frecuente en el español de España, aunque me alegraría enterarme de cómo andan las cosas en otros países.

La primera de estas voces es cámping. Como dice Seco: “la Academia propone utilizar en su lugar acampada o campamento” (1998: cámping). La falta de éxito probablemente se debió a que no es lo mismo irse de cámping, de acampada o de campamento, al menos en la variedad de español que a mí me resulta familiar. Un cámping son unas instalaciones en las que cualquiera puede alquilar una parcela para plantar su tienda o caravana, una acampada es la acción de acampar en algún lugar, y un campamento (en el sentido que nos interesa) es una actividad de acampada que se prolonga durante varios días o semanas y está organizada por algún organismo público, empresa o asociación. Más recientemente, en el Diccionario panhispánico de dudas (DPD, 2005), la Academia sugiere castellanizar la grafía en campin (con un plural cámpines). Solo el tiempo dirá si tendrá más éxito en este nuevo empeño que en el anterior.

Otra propuesta de castellanización gráfica fue la de kamikaze: “la Academia propone escribirla en la forma camicace, aunque la grafía usual sigue siendo la originaria, kamikaze” (Seco 1998: camicace). Basta una búsqueda en Google para darse cuenta de que la opción camicace es francamente minoritaria. Hoy ya ni siquiera la propia Academia la defiende. En el DPD aún la da por válida, pero recomienda escribirla con ka y zeta. Por otra parte, cabe preguntarse qué hubiéramos ganado si se hubiera impuesto la castellanización. La grafía internacional no parece que nos plantee especiales quebraderos de cabeza, mientras que la forma adaptada nos hubiera alejado de la escritura corriente para esta palabra en las lenguas de nuestro entorno, con lo que se hubiera entorpecido la comprensión mutua.

A los aficionados al espiritismo se les aconsejó en su día que para ponerse al habla con el otro mundo recurrieran a un medio en lugar de ir al médium, que es lo que habían hecho siempre: “La Academia propone medio [...] como equivalente de médium, ‘persona a la que se considera dotada de facilidad para comunicarse con los espíritus’” (Seco 1998: medio). El propio Seco reconocía que la forma adaptada no se usaba. No parece que se haya reactivado desde entonces, aunque se mantenga en el Diccionario de la Lengua Española (DRAE, 22.ª edición, 2001) como acepción número 12 de medio.

En el vocabulario musical también se intentó cambiar de son sustituyendo playback por previo: “Previo es el término que la Academia propone como traducción del inglés play-back, que, aunque de uso general hoy, sería ventajoso y no difícil reemplazar por su equivalente español” (Seco 1998: previo). Yo no he oído nunca a nadie decir que En la televisión se canta mucho en previo. No obstante, el DPD vuelve a la carga, ahora con pregrabado, e intenta que nos acostumbremos a decir: “En televisión normalmente se canta en pregrabado”.

También se intentó sustituir el software por programas: “La Academia propone que en lugar de esta palabra se diga programa, aunque no ha obtenido mucho éxito, debido a que en informática ya se usa programa en otro sentido” (Seco 1998: software). Finalmente, software entró en el DRAE, aunque en el DPD se sigue insistiendo en que lo cambiemos por otras palabras siempre que haya ocasión.

Y para los aficionados al mundo de la economía y de la empresa tenemos, por último, truste para evitar trust: “El inglés trust (que en España se pronuncia corrientemente /trust/ o /trus/) significa ‘combinación financiera que reúne varias empresas bajo una dirección única, y que ejerce un influjo preponderante en un sector económico’. La Academia propone adaptar la palabra inglesa al español en la forma truste” (Seco 1998: truste). Hoy el DPD menciona este intento, pero para reconocer su fracaso y desaconsejarlo definitivamente.

Naturalmente, no todas las propuestas académicas han tenido tan mala fortuna (y de ello nos tendremos que ocupar otro día); pero, en el fondo, la Academia propone y el hablante dispone.

[Blog de Lengua Española de Alberto Bustos, La Academia propone]

Facility - a term sometimes confusing for beginner translators

Term of the Day
facility

General: Permanent, semi-permanent, or temporary commercial or industrial property such as a building, plant, or structure, built, established, or installed for the performance of one or more specific activities or functions.

Banking: Arrangement under which a bank or supplier extends an advantageous service (such as an overdraft or deferred payments) to a customer.

Lodging: Accommodations, bars, restaurants, meeting rooms, and other core physical features attached to a hotel.
facility is in the Banking, Commerce, Credit, & Finance, Real Estate & Buildings and Shipping, Transport, & Travel subjects.
facility appears in the definitions of the following terms: refitting, mailmerge, dislocated worker, special needs trust, and microbridge.

Plain English Language Writing as a US official policy

U.S. Department of Health and Human Services
National Institutes of Health - The Nation's Medical Research Agency



Plain Language
Introduction to Plain Language at NIH

Plain language is grammatically correct language that includes complete sentence structure and accurate word usage. Plain language is not unprofessional writing or a method of "dumbing down" or "talking down" to the reader. Writing that is clear and to the point helps improve communication and takes less time to read and understand. Clear writing tells the reader exactly what the reader needs to know without using unnecessary words or expressions. Communicating clearly is its own reward and saves time and money. It also improves reader response to messages. Using plain language avoids creating barriers that set us apart from the people with whom we are communicating.

Part of the NIH mission is to reach all Americans with health information they can use and to communicate in a way that helps people to easily understand research results. The NIH fully supports the Plain Language initiative, which has its origins in a Federal directive that requires agencies to incorporate plain language elements in the development of communications materials for the public. The NIH is committed to the use of plain language in all new documents written for the public, other government entities, and fellow workers.
Celebrating Plain Language at NIH

Plain Language logo Health literacy incorporates a range of abilities: reading, comprehending, and analyzing information; decoding instructions, symbols, charts, and diagrams; weighing risks and benefits; and, ultimately, making decisions and taking action. The concept of health literacy also extends to the materials, environments, and challenges specifically associated with disease prevention and health promotion. The NIH Office of Communication and Public Liaison leads an agency-wide “Clear Communication” Initiative. Its aim is to cultivate a growing health literacy movement by increasing information sharing of NIH educational products, research, lessons learned, and research in the area of health literacy. Part of the “Clear Communication” program is the NIH Plain Language Initiative and annual Plain Language Award program, which recognizes excellence in NIH Plain Language communications. NIH employees may nominate any type of NIH communication product—letters, brochures, Web sites, press releases, scientific papers, and reports. NIH also wants to recognize internal documents, such as memos, forms, newsletters, and manuals.

The annual NIH Plain Language Award ceremony honors outstanding NIH communication products including revised websites, fact sheets, multi-media presentations, and other materials, including items designed for Spanish-speaking audiences.

Plain Language/Clear Communication Awards Program 2010-2011 Submissions

Starting this year, we are pleased to have the addition of Institute and Center (IC) Coordinators (DOC - 25KB) to the program to help with the submission process. The primary responsibilities for the coordinator include:

* Fielding any questions about the submission process, including helping submitters determine the right category for each submission.
* Entering all award submissions for an IC using the online awards submission form.
* Collecting copies of submissions for any product not available online to facilitate the awards review process.

Your IC Coordinator will enter submissions online on behalf of your IC. Please submit your product submissions directly to your respective IC Coordinator using the Submission Form (DOC - 25KB). All submission(s) are due to your IC Coordinator on or before Monday, November 22, 2010, 5:00 p.m.

This year submissions will be limited to up to three products per submitter. If possible, we would like to see at least one product in each category (DOC - 36KB) per IC. The eligibility timeframe is fiscal year September 30, 2009 through October 1 2010. Submission products must be produced and completed during this eligibility timeframe.

2009-2010 NIH Plain Language/Clear Communication Awards Ceremony

The 2009-2010 NIH Plain Language/Clear Communication Awards Ceremony was held Wednesday, May 26, 2010, 9:00 a.m., Masur Auditorium, Bethesda Maryland and featured Jeff Howe, author of Crowdsourcing and Contributing Editor, Wired magazine. View the Archived Award Information.

The NIH Office of Communications and Public Liaison (OCPL) in the Office of the Director is responsible for external and internal communications and also directs the clear communication and plain language initiatives. Archived awards information is available at: http://www.nih.gov/clearcommunication/plarchive/index.htm.

Tips for Using Plain Language:
Illustration showing a man and his doctor, the doctor is saying, 'Well, yes, I suppose I could explain the test results in 'plain English' -- but then you'd know how sick you are'

Certain hallmarks characterize plain language. These include common, everyday words, except for necessary technical terms. Other hallmarks include the use of personal pronouns; the active voice; logical organization; and easy-to-read and understand design features, such as bullets and tables.
1. Engage the reader.

* First, consider who the reader is. Often, there is more than one reader.
* Consider what the reader needs to know. Organize content to answer the reader's questions.
* Write for the appropriate reading level.

2. Write Clearly. Use common, everyday words whenever possible.

* Word Choices:
o Use common, everyday words
o Use other personal pronouns such as "you"
o Use "must" instead of "shall"
o Avoid using undefined technical terms
o Use positive rather than negative words
o Avoid using gender-specific terminology
o Avoid long strings of nouns

* Verb Forms:
o Use active voice
o Use action verbs
o Use the present tense

* Structure:
o Use parallel construction
o Be direct
o Avoid using unnecessary exceptions

3. Display Material Correctly

Appearance is an important aspect of clear communication. If a document is pleasing to the eye, it will be more likely to attract your reader's attention. Appearance can also be an aid to the reader, improving comprehension and retention. There are four main aspects of appearance:

* Organization. Strong, logical organization includes an introduction followed by short sentences and paragraphs. Organize messages to respond to reader interests and concerns.
* Introduction. In lengthier documents, use an introduction and a table of contents to help the reader understand how a document is organized.
* Short sentences and paragraphs. Sentence length should average 15-20 words. Sentences that are simple, active, affirmative, and declarative hold the reader's interest. Generally, each paragraph should contain only one topic. A series of paragraphs may be used to express complex or highly technical information. The more writing deviates from a clear and to-the-point structure, the harder it will be for the reader to understand what is being conveyed.
* Layout. Layout includes margins, headings, and white space. Provide white space between sections to break up text and to make it easier for readers to understand. Use headings to guide the reader; the question-and-answer format is especially helpful. Try to anticipate the reader's questions and pose them as the reader would. Use adequate margins.
* Tables. Tables make complex information readily understandable. Tables can help the reader see relationships more easily. They may require fewer words than straight text.
* Typography: Typography relates to fronts and typographical elements used for emphasis, such as bullets or italics.

4. Evaluate Your Document

To ensure that you are communicating clearly, evaluate the document or have another person read it and offer suggestions for clarification. Look over the document for:

* Correct spelling, grammar, and punctuation;
* Inclusion of appropriate devices, such as dating, page numbering, and consistency;
* Visual appeal;
* Consistency and effectiveness of layout and typographical devices (avoid overuse); and
* Line breaks that inadvertently separate part of a name or date in a way that reduces clarity.

Where Can I Learn More?

* Plain Language.gov http://www.plainlanguage.gov/
* Proceedings of the Surgeon General's Workshop on Improving Health Literacy, September 7, 2006, National Institutes of Health, Bethesda, MD, http://www.surgeongeneral.gov/topics/healthliteracy/toc.html
* 2003 National Assessment of Adult Literacy, http://nces.ed.gov/naal/
* National Center for Education Statistics (NCES), U.S. Department of Education: http://nces.ed.gov/
* Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) Summary of Literacy and Health Outcomes: http://www.ahrq.gov/clinic/epcsums/litsum.htm
* The PRISM Toolkit, Group Health Research Institute
http://www.grouphealthresearch.org/capabilities/readability/readability_home.html

Contact Information

For more information, contact the NIH Plain Language staff at: plainlanguage@od.nih.gov
Plain Language Act

Senate Passes Braley Plain Language Act Bill to Simplify Public Documents Receives Unanimous Consent “The bill requires the federal government to write documents, such as tax returns, federal college aid applications, and Veterans Administration forms in simple easy-to-understand language…” Read more >>

This page was last reviewed on October 5, 2010 .

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